Emissione delle fatture elettroniche per la Confederazione

Fattura elettronica? Certo!

La fatturazione elettronica è un metodo semplice e sicuro per emettere una fattura. Invece di stampare le fatture e di inviarle per posta all’Amministrazione federale, potete trasmettere i dati di fatturazione elettronicamente o via e-mail.

Risparmierete tempo e denaro e potrete elaborare elettronicamente la fattura in maniera rapida e continua.

Per ciascuno la giusta soluzione

Ogni impresa è diversa dall’altra. Ecco perché vi offriamo diverse possibilità per emettere fatture elettroniche per l’Amministrazione federale. Scegliete la soluzione più adatta alle vostre esigenze.

Fatturazione mediante sistema integrato (ERP)

Trasmissione dei dati di fatturazione dal sistema ERP

I dati di fatturazione vengono elaborati nel vostro sistema ERP. I dati della fattura elettronica vengono generati in base al numero di partecipante registrato nei dati di base. Questi dati vengono trasmessi al service provider, che provvede ad emettere la fattura elettronica provvista di firma digitale conformemente alle prescrizioni legali nonché a inviarla ai vostri clienti. Questi ultimi ricevono la fattura elettronica direttamente nel loro sistema ERP o nel loro e-banking. Ecco i passi da seguire.

Molti sistemi ERP possono già generare record di dati per la trasmissione elettronica delle fatture. La trasmissione dei dati di fatturazione dal vostro sistema è in gran parte automatizzata. Informatevi presso il produttore del vostro software ERP sulla possibilità di emettere fatture elettroniche.
In alternativa, alcuni service provider offrono soluzioni che emettono fatture elettroniche strutturate a partire dai dati delle stampanti generati dal sistema ERP o da file PDF.
Scegliete il service provider più adatto alle vostre esigenze. La scelta dipende dai servizi supplementari che intendete utilizzare e dalla possibilità di recapitare le fatture elettroniche ai vostri clienti.
Configurate il sistema di conseguenza.
Completate i dati di base dei clienti nel vostro sistema con il numero di partecipante, ossia l’«indirizzo di fatturazione elettronica».
Fate una prova con il destinatario della fattura per assicurarvi che tutte le informazioni necessarie siano trasmesse correttamente durante l’invio elettronico.
Nella fattura elettronica indicate sempre il relativo riferimento. In questo modo l’Amministrazione federale può elaborare la vostra fattura in modo efficiente.
Oltre all’Amministrazione federale, in futuro potrete utilizzare questo metodo di fatturazione anche con altri clienti.

Partner

Per questo tipo di fatturazione elettronica l’Amministrazione federale ricorre alle prestazioni di servizi dei seguenti fornitori:

Per trasmettere le fatture elettroniche all’Amministrazione federale potete ricorrere anche ad altri service provider che gestiscono un’interfaccia di interconnessione con Swisscom o PostFinance, ad esempio:

Ulteriori informazioni

A questo link trovate un elenco delle unità amministrative dell’Amministrazione federale svizzera che sono in grado di ricevere le fatture elettroniche. L’elenco dei partecipanti alla fatturazione elettronica eDirectory.ch riporta tutte le aziende e le organizzazioni domiciliate in Svizzera che intendono scambiare con i loro partner commerciali fatture strutturate e in forma elettronica.

La maggior parte dei sistemi ERP dispone di un modulo che genera fatture elettroniche come file di dati strutturati. Occorre soltanto connettersi con un service provider.

Fattura in formato PDF

È richiesta la creazione di un file PDF con tutti i dati necessari per la fatturazione e la successiva trasmissione all’apposito indirizzo di posta elettronica o il caricamento sul portale web di un service provider. Per le fatture destinate all’Amministrazione federale questo servizio è gratuito. Ecco i passi da seguire.

Invio tramite e-mail

Per ogni fattura (incluse eventuali polizze di versamento e allegati) generate un solo file PDF. Se sono state apposte sulle fatture PDF, le firme digitali vengono riprese e restano valide. In ogni e-mail potete invece inviare all’Amministrazione federale più file PDF, per un massimo di 25 MB.
Nel file PDF indicate sempre il riferimento dell’ordine. In questo modo l’Amministrazione federale può elaborare la vostra fattura in modo efficiente.
Inviate i file PDF per e-mail all’apposito indirizzo di posta elettronica (vedi elenco delle unità amministrative).

Invio tramite un service provider

Importante: dal 30 giugno 2023 l’Amministrazione federale non accetterà più fatture in formato PDF inviate tramite i service provider. Dalla metà del 2023 le fatture in formato PDF potranno essere inviate soltanto per e-mail.

Procedura: compilate il modulo di registrazione del service provider. Per motivi di sicurezza riceverete un’e-mail che conferma la vostra registrazione.
Effettuate il login sul portale web e generate una nuova relazione commerciale con il destinatario della fattura. Quest’ultimo deve essere registrato presso lo stesso service provider.
Per inviare la fattura, selezionate il vostro partner commerciale e caricate il file in formato PDF. Accertatevi che il file contenga tutte le informazioni importanti.
Nel file PDF indicate sempre il riferimento dell’ordine. In questo modo l’Amministrazione federale può elaborare la vostra fattura in modo efficiente.
Per ogni fattura (incluse eventuali polizze di versamento e allegati) generate un solo file PDF.

Le fatture possono essere create con un’applicazione di Office (ad es. Word, Excel) oppure con un semplice programma di contabilità o di fatturazione. Una volta generata, trasmettete la fattura in formato PDF all’Amministrazione federale per e-mail oppure tramite il portale web di un service provider.

Registrazione della fattura in Interne

Registrazione della fattura in Internet

Registrate tutti i dati necessari per la fatturazione direttamente nel modulo online di un service provider. Quest’ultimo elaborerà la fattura elettronica, provvista di firma digitale, conformemente alle prescrizioni legali e la invierà al destinatario. Su richiesta, il service provider provvede anche all’archiviazione delle vostre fatture. Ecco i passi da seguire.

Scegliete il service provider più adatto alle vostre esigenze. La scelta dipende dai servizi supplementari che intendete utilizzare e dalla possibilità di recapitare le fatture elettroniche ai vostri clienti.
Compilate il modulo di registrazione del service provider. Per motivi di sicurezza riceverete un’e-mail che conferma la vostra registrazione.
Effettuate il login al portale web e selezionate il destinatario della fattura desiderato.
Registrate la fattura nel modulo online corrispondente e inserite eventuali allegati.
Inviate la fattura con un clic.
Indicate sempre il riferimento della fattura nel campo corrispondente. In questo modo l’Amministrazione federale può elaborare la vostra fattura in modo efficiente.

Partner

Per questo tipo fatturazione elettronica l’Amministrazione federale ricorre alle prestazioni di servizi dei seguenti fornitori:

Ulteriori informazioni

A questo link trovate un elenco delle unità amministrative dell’Amministrazione federale svizzera che sono in grado di ricevere le fatture elettroniche.

L’elenco dei partecipanti alla fatturazione elettronica eDirectory.ch riporta tutte le aziende e le organizzazioni domiciliate in Svizzera che intendono scambiare con i loro partner commerciali fatture strutturate e in forma elettronica.

Se le fatture da trasmettere all’Amministrazione federale sono poche, registratele semplicemente sul portale web di un service provider.