E-Rechnungen dem Bund zustellen

E-Rechnung – ja, klar!

Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist die einfache und sichere Art, eine Rechnung zu zustellen. Anstatt Ihre Rechnung zu drucken und mit der Post an die Bundesverwaltung zu senden, übermitteln Sie Ihre Rechnungsdaten elektronisch oder per E-Mail.

Sie sparen Zeit, Geld und Ihre Rechnung kann zügig und durchgängig digital verarbeitet werden.

Für alle die passende Lösung

Keine zwei Unternehmen sind gleich. Deshalb bieten wir Ihnen verschiedene Möglichkeiten an, wie Sie der Bundesverwaltung eine E-Rechnung zustellen können. Wählen Sie die für Sie passende Lösung:

Fakturierung mittels integriertem System (ERP)

Übermittlung der Rechnungsdaten aus Ihrem ERP-System

Die Aufbereitung der Rechnungsdaten erfolgt in Ihrem ERP-System. Aufgrund der in den Stammdaten eingetragenen Teilnehmernummer werden die Daten für die elektronischen Rechnungen generiert. Diese Rechnungsdaten werden an den Service-Provider übermittelt, der die gesetzeskonforme Erstellung der E-Rechnung inklusive Signatur für Sie erledigt und die Rechnungen ihren Kunden zustellt. Ihre Kunden empfangen die E-Rechnung direkt im ERP-System oder E-Banking. Beachten Sie bei der Einführung folgende Schritte:

Viele ERP-Systeme können bereits Datensätze für die elektronische Übermittlung von Rechnungen erzeugen. Die Übermittlung von Rechnungsdaten aus Ihrem System geschieht grösstenteils automatisiert. Informieren Sie sich beim Hersteller Ihrer ERP-Software über diese Möglichkeit der E-Rechnungsstellung.
Alternativ bieten einige Service-Provider Lösungen an, die aus ERP generierten Druckerdaten oder PDF-Dateien strukturierte E-Rechnungen erstellen.
Wählen Sie den für Sie geeigneten Service-Provider aus. Die Wahl hängt davon ab, welche Zusatzdienste Sie nutzen möchten und über welchen Anbieter Ihre Kunden für die Zustellung von E-Rechnungen erreichbar sind.
Richten Sie Ihr System entsprechend ein.
Ergänzen Sie die Kundenstammdaten in Ihrem System mit der Teilnehmernummer, der «elektronischen Rechnungsadresse».
Führen Sie zusammen mit dem Rechnungsempfänger einen Test durch, um sicher zu gehen, dass alle notwendigen Informationen beim elektronischen Versand korrekt übermittelt werden.
Vermerken Sie immer die Rechnungsreferenz in der E-Rechnung. So kann die Bundesverwaltung Ihre Rechnung effizient verarbeiten.
Neben der Bundesverwaltung können Sie auf diese Weise künftig auch weiteren Kunden E-Rechnungen zustellen.

Partner:

Die Bundesverwaltung nutzt für diese Art der elektronischen Rechnungsstellung die Dienstleistungen folgender Anbieter:

Sie können auch über andere Service-Provider, die mit Swisscom oder PostFinance eine Interconnect-Schnittstelle betreiben, der Bundesverwaltung E-Rechnungen zukommen lassen. Folgende Anbieter stehen unter anderem zur Auswahl:

Weitere Informationen:

Hier finden Sie ein Verzeichnis der Verwaltungseinheiten der schweizerischen Bundesverwaltung, die für den Empfang von E-Rechnungen bereit sind. Das E-Invoicing-Teilnehmerverzeichnis eDirectory.ch führt in der Schweiz domizilierte Unternehmen und Organisationen auf, die mit ihren Geschäftspartnern Rechnungen in strukturierter, elektronischer Form austauschen wollen.

Die meisten ERP-Systeme verfügen bereits über ein entsprechendes Modul, das die E-Rechnung als strukturiertes Datenfile generiert. Lediglich die Verbindung zu einem Service-Provider muss noch hergestellt werden.

Rechnung als PDF

Erstellen Sie eine PDF-Datei mit allen notwendigen Rechnungsangaben. Senden Sie diese an die dafür vorgesehene E-Mail-Adresse oder laden Sie sie auf dem Portal des Service-Providers hoch. Für Rechnungen an die Bundesverwaltung ist diese Dienstleitung kostenlos. Beachten Sie folgende Schritte:

Per E-Mail

Erstellen Sie pro Rechnung (inklusive allfälligem Einzahlungsschein und eventueller Beilagen) nur eine PDF-Datei. Allfällig vorhandene digitale Signaturen in PDF-Rechnungen werden übernommen und bleiben gültig. Pro E-Mail können Sie der Bundesverwaltung jedoch mehrere PDF-Dateien zustellen – max. 25 MB.
Vermerken Sie immer die Bestellreferenz in der PDF-Datei. So kann die Bundesverwaltung Ihre Rechnung effizient verarbeiten.
Senden Sie die PDF-Rechnungen per E-Mail an die entsprechende Adresse (siehe Verzeichnis der Verwaltungseinheiten).

Via Service-Provider

Wichtiger Hinweis: Die Bundesverwaltung wird ab 30.06.2023 keine PDF-Rechnungen mehr via Service-Provider entgegennehmen. Ab Mitte 2023 können PDF-Rechnungen nur noch per E-Mail eingereicht werden.

Vorgehen: Füllen Sie das Anmelde-Formular des Service-Providers aus. Aus Sicherheitsgründen erhalten Sie eine E-Mail zur Bestätigung Ihrer Anmeldung.
Loggen Sie sich im Portal ein und erstellen Sie eine neue Geschäftsbeziehung mit dem gewünschten Rechnungsempfänger. Dieser muss denselben Service-Provider nutzen.
Um eine Rechnung zu versenden, wählen Sie Ihre Geschäftspartnerin, Ihren Geschäftspartner aus und laden Ihre PDF-Datei hoch. Stellen Sie sicher, dass sämtliche relevanten Rechnungsangaben in der Datei enthalten sind.
Vermerken Sie immer die Bestellreferenz in der PDF-Datei. So kann die Bundesverwaltung Ihre Rechnung effizient verarbeiten.
Erstellen Sie pro Rechnung (inklusive allfälligem Einzahlungsschein und eventueller Beilagen) nur eine PDF-Datei.

Sie erstellen Ihre Rechnungen mit einer Office-Anwendung (z.B. Word, Excel) oder mit einem einfachen Buchhaltungs- respektive Fakturaprogramm. Erstellen Sie die Rechnung als PDF-Datei und senden sie diese per E-Mail direkt an die Bundesverwaltung oder reichen Sie diese via Portal eines Service-Providers ein.

Rechnung im Internet erfassen

Erfassen Sie alle notwendigen Rechnungsdaten direkt in einem Online-Formular bei Ihrem Service-Provider. Dieser erstellt für Sie die E-Rechnung mit digitaler Signatur und stellt diese dem Empfänger zu. Auf Ihren Wunsch übernimmt der Service-Provider auch gleich die Archivierung Ihrer Rechnungen. Beachten Sie bei der Einführung folgende Schritte:

Wählen Sie den für Sie geeigneten Service-Provider aus. Dies hängt davon ab, welche Zusatzdienste Sie nutzen möchten und über welchen Anbieter Ihre Kunden für die Zustellung von E-Rechnungen erreichbar sind.
Füllen Sie das Anmeldeformular des Service-Providers aus. Aus Sicherheitsgründen erhalten Sie eine E-Mail zur Bestätigung Ihrer Anmeldung.
Loggen Sie sich im Portal ein und wählen Sie den gewünschten Rechnungsempfänger.
Erfassen Sie die Rechnung im entsprechenden Online-Formular, fügen Sie eventuelle Beilagen an.
Versenden Sie die erfasste Rechnung auf Knopfdruck.
Geben Sie immer die Rechnungsreferenz im entsprechenden Feld ein. So kann die Bundesverwaltung Ihre Rechnung effizient verarbeiten.

Partner:

Die Bundesverwaltung nutzt für diese Art der elektronischen Rechnungsstellung die Dienstleistungen folgender Anbieter:

Weitere Informationen:

Hier finden Sie das Verzeichnis der Verwaltungseinheiten der schweizerischen Bundesverwaltung, die für den Empfang von E-Rechnungen bereit sind.

Das E-Invoicing-Teilnehmerverzeichnis eDirectory.ch führt in der Schweiz domizilierte Unternehmen und Organisationen auf, die mit ihren Geschäftspartnern Rechnungen in strukturierter, elektronischer Form austauschen wollen.

Wenn Sie der Bundesverwaltung nur wenige Rechnungen stellen, erfassen Sie die Rechnungen einfach im Web-Portal eines Service-Providers.