La facturation électronique constitue le moyen le plus simple et le plus sûr d'établir une facture. Au lieu d'imprimer votre facture et de l'envoyer par la poste à l'administration fédérale, vous pouvez transmettre vos données de facturation par voie électronique, par exemple par courriel.
Vous économisez ainsi du temps et de l'argent, et votre facture est traitée rapidement et de manière entièrement électronique.
Comme toutes les entreprises sont différentes, nous vous proposons différentes possibilités de présenter vos factures électroniques à l'administration fédérale. Choisissez celle qui vous convient le mieux.
La préparation des données de facturation se déroule dans votre système ERP. Ces données sont générées à partir du numéro d'adhérent saisi dans les données de base. Elles sont transmises au fournisseur de services, qui établit la facture électronique (signature comprise) dans le respect des dispositions légales et l'envoie au client. Ce dernier reçoit la facture directement dans son système ERP ou dans son service de banque en ligne. Voici comment procéder:
Pour ce type de facturation par voie électronique, l'administration fédérale fait appel aux services des fournisseurs suivants:
Vous pouvez aussi faire parvenir votre facture électronique à l'administration fédérale par l'intermédiaire d'autres fournisseurs dont les réseaux sont reliés à ceux de PostFinance ou Swisscom. Vous pouvez par exemple faire appel aux fournisseurs suivants:
Informations complémentaires:
La liste des unités administratives répertorie les services de l'administration fédérale suisse qui peuvent recevoir des factures électroniques. La liste eDirectory.ch recense les entreprises et organisations domiciliées en Suisse qui souhaitent échanger avec leurs partenaires commerciaux des factures électroniques sous forme structurée.
La plupart des systèmes ERP disposent déjà d'un module permettant de générer des factures électroniques sous la forme de fichiers structurés. Il faut juste établir la connexion avec un fournisseur de services.
Créez un document PDF avec toutes les données nécessaires à la facturation. Transmettez-le à l'administration fédérale par courriel à l'adresse électronique pertinente ou par l'intermédiaire du portail du fournisseur de services de facturation électronique. Ce service est gratuit pour toutes les factures destinées à l'administration fédérale. Voici comment procéder:
Remarque importante: à partir du 30 juin 2023, l'administration fédérale n'acceptera plus de factures en PDF par l'intermédiaire d'un fournisseur de services. À compter de cette date, les factures en PDF pourront être transmises uniquement par courriel.
Vous établissez vos factures au moyen d'une application Office (par ex. Word ou Excel) ou avec un simple programme de comptabilité ou de facturation. Enregistrez ensuite les factures au format PDF et transmettez ces fichiers à l'administration fédérale directement par courriel ou par l'intermédiaire du portail d'un fournisseur de services.
Saisissez directement les données nécessaires à la facturation dans un formulaire en ligne de votre fournisseur de services. Celui-ci crée pour vous une facture électronique avec signature numérique et la transmet au destinataire. Sur demande de votre part, le fournisseur de services s'occupera également de l'archivage de vos factures. Voici comment procéder:
Pour ce type de facturation par voie électronique, l'administration fédérale fait appel aux services des fournisseurs suivants:
Informations complémentaires:
La liste des unités administratives répertorie les services de l'administration fédérale suisse qui peuvent recevoir des factures électroniques.
La liste eDirectory.ch recense les entreprises et organisations domiciliées en Suisse qui souhaitent échanger avec leurs partenaires commerciaux des factures électroniques sous forme structurée.
Si vous n'avez que peu de factures à adresser à l'administration fédérale, vous pouvez utiliser le portail Internet d'un fournisseur de services pour établir ces factures.
Dernière modification 17.03.2023
