Recevoir des factures électroniques

Factures au format PDF par courriel

En tant que destinataire de factures de l'administration fédérale, vous avez la possibilité de vous enregistrer pour recevoir vos factures au format PDF par courriel.

Inscription pour la réception par courriel des factures au format PDF

Factures électroniques structurées

En tant que client privé ou commercial, vous recevrez vos factures de l'administration fédérale sous forme électronique et sans papier.

En tant que client commercial, vous pouvez traiter les factures électroniques directement dans le système de banque en ligne de votre établissement financier ou les importer par différents canaux dans votre propre logiciel financier pour les y traiter.

La «liste des émetteurs de factures électroniques au sein de l'administration fédérale» recense les unités administratives qui peuvent émettre des factures électroniques.

Procédure pour les clients privés

En tant que client privé, vous recevez les factures électroniques directement dans le service de banque en ligne de votre établissement financier.

Conditions et premiers pas

Vous devez avoir passé un contrat de banque en ligne auprès d'un établissement financier en Suisse proposant le service de facturation électronique.
Connectez-vous au service de banque en ligne et allez dans la rubrique consacrée aux factures électroniques.
Si vous n'avez pas encore reçu de facture électronique, vous devez d'abord activer la fonction correspondante. Ensuite seulement, vous pourrez vous inscrire pour la facturation électronique auprès des émetteurs de factures.
Sélectionnez dans la liste des émetteurs de factures l'unité administrative de la Confédération souhaitée pour vous enregistrer.
Saisissez vos coordonnées personnelles dans le masque d'enregistrement et entrez votre numéro de client.
Vous trouverez normalement votre numéro de client dans les factures papier que vous receviez jusqu'ici (voir un exemple de facture (PDF, 84 kB, 07.07.2022)). Dans le cas contraire, veuillez prendre contact avec l'émetteur de la facture.

Procédure pour les clients commerciaux

En tant que client commercial, vous avez deux possibilités de recevoir les factures par voie électronique: directement dans votre système comptable ou dans le service de banque en ligne.

Banque en ligne

Utilisez cette possibilité de la même manière que les clients privés. Toutefois, en tant que client commercial, il vous faut en outre conclure un contrat de facturation électronique avec votre établissement financier.

Système comptable

Les clients commerciaux peuvent reprendre dans leur système comptable les données de facturation structurées munies d'une signature numérique. Ils peuvent ainsi automatiser complètement des processus internes tels que la validation, la libération ou l'archivage des factures. Cette méthode est plus rapide que les processus de traitement classiques, et les données sont de meilleure qualité. Le règlement des factures se fait par les canaux de paiement habituels.

Conditions et premiers pas

Mettez en place, au sein de votre entreprise, les moyens techniques nécessaires à la réception, au traitement et à l'archivage des factures électroniques dans votre système comptable. La réception des factures électroniques nécessite la conclusion d'un contrat avec un fournisseur de services de facturation électronique. Renseignez-vous auprès de votre établissement financier et de swissDIGIN (forum d'encouragement à l'utilisation de la facturation électronique entre les entreprises).
Vous recevrez avec le contrat un numéro d'adhérent.
Communiquez ce numéro d'adhérent aux émetteurs de factures en même temps que votre numéro de client, et demandez à passer à la facturation électronique.
Lorsque le système de transmission des factures électroniques aura été activé et testé, vous recevrez par voie électronique vos factures conformes au droit de la TVA et pourrez les traiter directement dans votre système comptable.
La facturation électronique ne change rien au processus de règlement des factures.
Vous trouverez normalement votre numéro de client dans les factures papier que vous receviez jusqu'ici (voir un exemple de facture (PDF, 84 kB, 07.07.2022)). Dans le cas contraire, veuillez prendre contact avec l'émetteur de la facture.

La liste des unités administratives répertorie les services de l'administration fédérale suisse qui peuvent émettre des factures électroniques.

Les établissements financiers suisses exploitent en commun le site Internet www.ebill.ch, où vous trouverez une liste à jour de tous les émetteurs de factures électroniques en Suisse, en plus de nombreux conseils utiles sur la facturation électronique.

La liste eDirectory.ch recense les entreprises et organisations domiciliées en Suisse qui souhaitent échanger avec leurs partenaires commerciaux des factures électroniques sous forme structurée.